Gebruiker:Hack42/Shippy-hackerspaceverhuisplan

Project: Shippy - Hackerspaceverhuisplan
Shippy - Hackerspaceverhuisplan
Naam	Shippy - Hackerspaceverhuisplan
Door	Hack42
Status	Afgerond
Madskillz	verhuizen
Doel / Omschrijving
Sjabloon/aandachtspunten voor een verhuizing
Alle Projecten - Project Toevoegen

noez

Inleiding

Van ervaring wordt men wijzer. Hieronder volgt een overzicht van aandachtspunten waar een verhuizende hackerspace rekening mee kan houden. Deze zijn voortgekomen uit evaluaties van eerdere verhuizingen.
Gebruik dit als template/sjabloon en pas het toe op de aanwezige spullen, de beschikbare mensen en de soort lokaties.

Algemeen

• Iedere verhuizing is anders, wordt in onderstaand plan dus niet te specifiek
• Plan geen evenementen/activiteiten tijdens de verhuizing
• Voorkom dat mensen opbranden of teveel doen
• Zorg voor regelmatige communicatie, bijvoorbeeld minstens één keer per week
  • Hou tijdens het hele proces gedetailleerde lijsten bij met wat er gedaan moet worden en wie het doet of gedaan heeft
• Bedenk voor kritieke zaken (zoals een verhuiswagen) een backup

Tijd

• Maak een realistische planning voor hoe lang de verhuizing nodig heeft
  • Plan hierbij tijd in voor:
    • Opruimen oude lokatie
    • Inpakken spullen
    • Eventueel verbouwen nieuwe lokatie
    • Overgaan met spullen
    • Opleveren oude lokatie (afbreken, opruimen, schoonmaken)
    • Inrichten nieuwe lokatie
  • Ga er vanuit dat deze activiteiten door grotendeels dezelfde mensen worden uitgevoerd. Ze zullen dus niet vaak parallel aan elkaar worden uitgevoerd
• Zorg ervoor dat er geen bijzondere maanden midden in de gehele verhuisperiode vallen:
  • Zomervakantie
  • 15 december tot 15 januari

Planning

Oude lokatie

• Benoem één of meerdere verhuiscoördinatoren (die niet in het bestuur zitten)
• Bepaal en communiceer de volgorde van afbreken
  • Houd de lounge en keuken hierbij zo lang mogelijk functioneel
• De activiteiten die in ieder geval langskomen zijn, in volgorde:
  • Opruimen
  • Overbodige spullen weggooien
  • Deelnemers zoveel mogelijk de eigen spullen en projecten laten meenemen naar huis voordat er ingepakt wordt.
  • Inpakken (Zie aparte kop)
  • Daadwerkelijk overgaan met spullen
  • Tweede ronde opruimen:
    • Troep afvoeren
    • Eigen spul deelnemers laten afvoeren
    • Pand leeg en schoon opleveren

Inpakken

• Reserveer een budget voor eten&drinken voor mensen die helpen
• Zorg voor een duidelijke indeling van de nieuwe lokatie voordat je gaat inpakken
  • Dit helpt bij bepalen of spullen nodig zijn of passen op de nieuwe lokatie
• Stop alles zoveel mogelijk in (fruit-/sinaasappel)dozen^[1], stapel de dozen op rolcontainers^[2]
  • Vul een rolcontainer zoveel mogelijk met dozen voor dezelfde bestemming
  • Als spullen in plastic kratten bewaard worden, kies dan kratten die op een rolcontainer passen
• Sticker iedere doos zodanig dat dit duidelijk te lezen is als het op de rolcontainer staat (met grote stickers)
  • Noem de bestemming, niet (alleen) de inhoud
  • Denk na over de soort sticker, zoals verwijderbare stickers waar dat nodig is
  • Overweeg kleurcodes met symbolen (groen+, geel-, roodx) voor wanneer er dingen weer nodig zijn

^{[1] == gratis, stapelbaar
[2] == weer goed te verkopen}

Nieuwe lokatie

Afhankelijk van pand maar in het algemeen:

• Houd er rekening mee dat de nieuwe lokatie mogelijk verbouwd, aangepast, of opgeknapt moet worden
  • Plaats een koelkast(+vriezer)&magnetron met (gratis) eten en drinken
• De volgende ruimtes/zaken moeten (bij voorkeur) af zijn voordat je daadwerkelijk overgaat:
  • Keuken
  • Lounge+Bar
  • Vloeren, muren & plafond

Verhuizing

• Regel een wagen met laadklep
• Zorg dat de drempelplaten en loopplanken vooraf gemaakt zijn
• Regel goed beschikbare catering (eten + drinken + tussendoor)