Deelnemersvergadering 21-7-2015.
Voorzitter: Moem
Notulist: Cookie
De voorzitter opent de vergadering om 20:08 uur.
Moem: Onderwerp van de vergedering is bestuursvacatures.
Alle bestuursrollen komen vrij.
Stoneshop: over het algemeen is handig om binnen het bestuur een oneven aantal te hebben in verband met stemrecht.
Moem: Spider, BugBlue, Lurwah en SA007 hebben zich kandidaat gesteld. Zijn er verder nog deelnemers aanwezig die zich kandidaat willen stellen?
- Er komen geen reacties.
Moem geeft het woord aan de kandidaten om uit te leggen waarom zij zich kandidaat stellen.
Lurwah:
Eerste jaren bezig geweest met opbouw.
- Nu staat de space, we hebben een pand en de spullen die we nodig hebben maar zijn de laatste periode ook een aantal deelnemers verloren. Voor ons was dit een signaal om te kijken of we daar wat aan kunnen doen.
Ons plan is om, samen met de deelnemers, een meetbaar 5-jaren-plan te maken. Op de korte termijn willen we ook de financiële administratie en deelnemersadministratie automatiseren en op orde brengen, de single points of failure uitzoeken en aanpakken. Daarnaast willen we de huidige en benodigde rollen vastleggen, ook binnen het bestuur.
- Dit zorgt ervoor dat nieuwe deelnemers gemotiveerd zijn om in te stappen en makkelijk mee kunnen draaien. Kort samengevat, we willen de space en bijhorende community laten groeien op een positieve manier.
Yeti: zijn er concrete punten die jullie willen bereiken?
Lurwah: we willen er onder andere voor zorgen dat deelnemers die niet zo vaak aanwezig (kunnen) zijn zich toch betrokken voelen.
Redhead vraagt zich af hoeveel kandidaten er zijn.
Antwoord: Vier; Spider, BugBlue, Lurwah en SA007.
Egeltje: de bestuursleden worden voor onbepaalde tijd benoemd. Is er een reden dat het huidige bestuur gezamenlijk opstapt?
Moem: de drie kandidaten kwamen zelf met een voorstel en dat vonden wij het overwegen waard.
Ritger: dit is heel erg intern gefocused, hebben jullie ook iedeen over extern?
Lurwah: we zijn van plan met iedereen een gesprek te voeren en samen kijken wat wij als deelenemers vinden dat Hack42 is, wat het moet zijn en hoe we dat presenteren.
Yeti: deelnemergroei als doel (op zichzelf) is curieus.
Moem: er is "een" reden: met meer deelnemers heb je meer huurkracht.
SA007: het gaat niet alleen om deelnemers werven, maar ook zorgen dat gelijkgestemde mensen weten dat Hack42 bestaat.
WitchDoc: hebben jullie ideeën over hoelang jullie willen zitten?
BugBlue: ik wil twee weken hard werken om het te automatiseren en daarna misschien twee jaar meedraaien.
WitchDoc: in verenigingen staat vaak een vaste periode voor specifieke bestuursposities.
BugBlue: na 3 tot 5 jaar is mijn kristallen bol stuk.
WitchDoc: kan toch mis gaan, misschien opnemen in statuten?
Spider: we hebben er serieus over gesproken, we doen dit niet voor een paar maanden en geven het dan op. Als een van ons drieen er op die manier over zou denken, zou ik hier in ieder geval niet zitten als kandidaat.
WitchDoc: maar er is dus geen vaste periode vastgesteld.
Yeti: Hack42 is geen democratie.
Lurwah: we zijn van plan om ieder jaar te evalueren aan de hand van het vijfjarenplan. Een andere optie kan nog zijn een raad van toezicht in te stellen. Dit maakt het makkelijker voor deelnemers om een niet-functionerend bestuurslid uit te zetten.
Eightdot: hoe is jullie gevoel, 2 tot 5 jaar?
Lurwah, Spider, Bugblue: ja.
Ritger: hoeveel tijd zijn jullie van plan eraan te besteden?
Lurwah: we hebben onderling besproken dat wij er probleemloos 5 jaar voor willen gaan.
Egeltje: hoe zit het met SA007 zijn kandidaatstelling?
SA007: had al gehoord van het voorstel van LSB. Hij heeft zich naar eigen zeggen kandidaat gesteld voor penningmeesterschap omdat BugBlue een aardige kerel is, maar een slecht track record heeft wat betreft onderhoudbare automatisering in de space.
- Maar aangezien het doel is om het overdraagbaar te maken heb ik daar nu wel vertrouwen in.
- Een andere reden voor mijn kandidaatstelling is dat ik al eerder penningmeester ben geweest bij de scouting.
- Ik sta ervoor open om in de toekomst bestuurslid te worden.
Aequitas: zou jij het zien zitten om dit samen met BugBlue op te pakken?
SA007: het is zinnig om hierover te overleggen en nuttig als de huidige penningmeester daar ook bij betrokken wordt.
- Verder is het een goed idee om het nieuwe systeem eerst te onwikkelen en te zorgen dat iemand anders ook weet hoe het werkt, voordat het in gebruik genomen wordt.
BugBlue haakt in en geeft aan dat hij geen reden ziet om zelf een systeem voor de boekhouding te bouwen. Daar bestaat al genoeg voor.
Aequitas: "systeem" is in mijn opvatting niet alleen software maar ook de afspraken daar rondomheen.
SA007: configuratie, workflow
Moem: complete werkmethode
Ritger: documentatie
Spider: en dat is precies wat wij als bestuur willen gaan aanpakken.
Aequitas: is het de bedoeling dat het systeem door de penningmeester wordt gebruikt of dat deelnemers het zelf "gebruiken" zodat de penningmeester alleen hoeft te controleren?
Eightdot: als je het een beetje goed aanpakt is dat hoe het gaat.
Het enige dat mogelijk wenselijk zou kunnen zijn is mensen zelf inzicht geven in hun facturen en dergelijke.
SA007: dat kan ook via mail.
Cookie: het lijkt me een goed idee als deze drie personen binnenkort even de koppen bij elkaar steken en het buiten deze vergadering bespreken.
Yeti: wel een goed idee als die ideeën worden vastgelegd en publiek gemaakt.
Moem geeft het woord aan eightdot en vraagt hem een korte samenvatting over de financiele situatie te geven.
eightdot: het zou mooi zijn als er een jaarverslag was, maar dat is er nog niet. Daarom deze samenvatting.
Saldo op de bankrekening:
31-12-2013 12191,45
31-12-2014 15797,20
21-7-2015 20322,38
Lurwah: hoeveel betalende deelnemers zijn er op dit moment?
Cookie: ongeveer 50.
Yeti: dus er staat ongeveer een jaar aan deelnemersbijdragen op de bankrekening.
<random door elkaar gepraat wat niet te notuleren is>
BugBlue: zonder jaarverslag is de conclusie "financieel gezond" niet betrouwbaar.
eightdot: het jaarverslag zal hier niet ver van afwijken.
- We hebben wat enthousiaste aanmeldingen gehad van mensen die daarna niet meer zijn langsgekomen en nooit betaald hebben.
Yeti: is het een idee om pas "deelnemer" te noemen als ze betaald hebben?
- (Er worden verscheidene suggesties gedaan)
Stoneshop heeft nog een vraag aan Lurwah en Spider in verband met hun kandidaatstelling: ik heb jullie al een hele tijd niet meer in de space gezien.
Lurwah: wat je merkt als je niet bij vergaderingen aanwezig kunt zijn, ga je langzaamaan de verslagen niet meer snappen.
Spider: ja, dat is pure crypto. Om daar even op in te haken, zowel Lurwah als ik zijn er al heel lang bij. Voor ons allebei geldt dat we een tijdje weinig tijd hebben gehad en dat nu wel weer hebben. Je begint hier niet aan als je geen tijd hebt. Maar we hebben ook allebei gemerkt dat in zo'n periode het gat heel snel erg groot wordt, omdat je niet meer als deelnemer betrokken wordt wanneer je er tijdelijk niet kunt zijn. Door dit gat ga je ook nadenken over wat je überhaupt nog wilt met de space, wat het voor je betekent, enzovoort. En daaruit is uiteindelijk onze kandidaatstelling gekomen, omdat we over een aantal dingen hetzelfde bleken te denken en misten binnen de huidige gang van zaken in de space.
Yeti: heb je een idee wat jullie willen gaan doen?
Spider: dat is dus iets wat vanuit de gesprekken met de deelnemers naar een plan vertaald moet worden.
Yeti: maar jullie hebben er zelf toch ook ideeën over?
Spider: natuurlijk, communicatie vind ik belangrijk. Niet alleen communicatie zoals dit, maar juist ook communicatie naar mensen die hier nu niet bij kunnen zijn.
Lurwah: specifiek voorbeeld: nieuwe deelnemer die heel enthousiast was, zich inschrijft, en daarna nooit meer lang komt. Stuur hen niet een factuur, maar bel ze even op.
BugBlue: mijn motivatie: dit is een doe-o-cratie; als je vindt dat het er iets moet gebeuren dan doe je het.
Ritger herkent zich niet in het gebrek aan communicatie.
Lurwah: waarschijnlijk omdat je er vaak genoeg bent.
SA007: je zegt dat er problemen zijn met mensen die 3 maanden weg zijn, maar heb nooit gezien dat nieuwe deelnemers het moeilijk vinden om te beginnen.
Redhead: bijzonder wereldje, daar moet je wat aan wennen.
- Als dat eenmaal lukt leer je er wel enorm veel van en dat is leuk.
De voorzitter schort om 20:50 uur de vergadering op tot 21:15 uur zodat ze in overleg kunnen treden met de kandidaten.
De voorzitter heropent de vergadering om 21:18 uur.
Het bestuur heeft het volgende besloten:
In overweging nemende dat zich drie kandidaten hebben aangemeld die samen, naar onze mening en de hunne, een goed bestuur kunnen vormen, en dat de vierde kandidaat ook buiten het bestuur een nuttige rol kan en wil vervullen, besluit het bestuur de kandidatuur te aanvaarden van BugBlue (penningmeester), Spider (secretaris) en Lurwah (voorzitter).
De voorzitter sluit de vergadering om 21:19 uur.